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La presente policy definisce e descrive il processo di gestione delle segnalazioni, anche anonime, da parte di chiunque si trovi a conoscenza di violazioni (comportamenti, atti od omissioni), anche solo potenziali, di leggi o dei Protocolli Aziendali.
La policy ha lo scopo di fornire una disciplina sulla gestione del Whistleblowing comune a tutto il Gruppo COSTA GROUP SRL e si applica con efficacia immediata a COSTA GROUP SRL.
Al fine di promuovere la cultura della trasparenza e della correttezza nel contesto aziendale e nell’operatività quotidiana, COSTA GROUP SRL incentiva tutti i dipendenti alla conoscenza e alla conseguente osservanza dei Protocolli Aziendali, richiedendone il rispetto e prevedendo, in caso di inosservanza, adeguate sanzioni disciplinari.
In proposito, COSTA GROUP SRL incoraggia chiunque venga a conoscenza di violazioni (comportamenti, atti od omissioni) di legge o dei Protocolli Aziendali, anche potenzialmente lesivi dell’interesse pubblico, ad effettuare una segnalazione tramite il Canale di Segnalazione Interna.
Riferimenti normativi
Il whistleblowing è stato introdotto in Italia con una legislazione specifica a fine 2017, con la legge n.179. Questa normativa regolamentava in modo completo l’istituto per la pubblica amministrazione, mentre introduceva alcune disposizioni anche per le organizzazioni del settore privato dotate di un modello organizzativo di gestione e controllo ex. D.Lgs. n.231/2001.
La legge n.179/2017 è stata superata dalla legge di trasposizione della Direttiva Europea in materia di whistleblowing (n.1937/2019. La nuova legge, il Decreto Legislativo n.24/2023, è l’attuazione della Direttiva UE n.2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
La nuova normativa prevede oneri in capo alle organizzazioni pubbliche e private, in particolare: tutti gli enti pubblici devono prevedere procedure interne per la gestione delle segnalazioni; lo stesso obbligo è in carico ai soggetti del settore privato che hanno un modello organizzativo ex D.Lgs. n.231/2001 e a tutte le organizzazioni private con almeno 50 dipendenti.
La gestione dei dati personali
Le segnalazioni ricevute, le attività di accertamento e le comunicazioni tra la persona segnalante e la persona ricevente sono documentate e conservate in conformità alle prescrizioni in materia di riservatezza e protezione dei dati.
Le segnalazioni contengono dati personali e possono essere trattate e mantenute solo per il tempo necessario al loro trattamento: questo tempo comprende l’analisi, le attività di accertamento e quelle di comunicazione degli esiti, oltre a una eventuale tempistica ulteriore per possibili commenti aggiuntivi. In nessun caso le segnalazioni saranno conservate oltre i 5 anni successivi alla comunicazione dell’esito delle attività di accertamento alla persona segnalante.
Per quanto riguarda l’accesso ai dati personali, questi sono conosciuti solo dal soggetto ricevente e, se indicato in specifico atto organizzativo, dai membri dello staff di supporto alla gestione della segnalazione.
Nel corso delle attività di accertamento il soggetto ricevente può condividere con altre funzioni dell’ente informazioni preventivamente anonimizzate e minimizzate rispetto alle specifiche attività di competenza di queste ultime.
Riservatezza e anonimato
Il soggetto ricevente è tenuto a trattare le segnalazioni preservandone la riservatezza. Le informazioni relative all’identità del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e di ogni altra persona menzionata nella segnalazione sono trattate secondo i principi di confidenzialità. Allo stesso modo, sono trattate in modo confidenziale anche tutte le informazioni contenute nella segnalazione.
L’identità della persona segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso. La conoscenza delle segnalazioni e dei relativi atti di accertamento sono sottratti anche al diritto all’accesso amministrativo da parte dei soggetti interessati.
L’unico motivo di possibile rivelazione dell’identità della persona segnalante può avvenire nel caso in cui gli atti di accertamento siano inoltrati presso una procura ordinaria o contabile e la conoscenza della stessa sia necessaria ai fini del diritto di difesa durante un procedimento giudiziario ordinario.
La riservatezza è garantita attraverso strumenti tecnologici, quali la piattaforma crittografata per le segnalazioni e un protocollo riservato, e all’interno di processi organizzativi volti a minimizzare la circolazione delle informazioni.
È possibile anche l’invio di segnalazioni anonime. Il soggetto ricevente può decidere se processarle o meno. In ogni caso, le segnalazioni vengono trattate secondo gli stessi principi di riservatezza. Tuttavia, nel caso di segnalazioni anonime, il soggetto ricevente non ha conoscenza dell’identità della persona segnalante e potrebbe involontariamente esporlo durante le attività di accertamento.
Tutele e protezioni
La persona cui si fa riferimento nella segnalazione come responsabile del sospetto di illecito beneficia di misure di protezione dell’identità analoghe a quelle della persona segnalante e delle altre persone menzionate nella segnalazione.
In aggiunta alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante e dei soggetti menzionati nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa, esistono altre forme di tutela garantite attraverso questa procedura.
Viene infatti garantita protezione alla persona segnalante contro ogni forma di ritorsione o discriminazione che dovesse subire in seguito e a causa di una segnalazione. Per ritorsione si intende qualsiasi azione o omissione minacciata o reale, diretta o indiretta, collegata o derivante da segnalazioni di illeciti effettivi o sospetti, che causi o possa causare danni fisici, psicologici, danni alla reputazione della persona, perdite economiche.
Tra le possibili discriminazioni rientrano:
o il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; o la retrocessione di grado o la mancata promozione;
o il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
o la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; o note di merito o referenze negative; o misure disciplinari o altra sanzione, anche pecuniaria; o la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; o la discriminazione o un trattamento sfavorevole;
o la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
o il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine;
o danni, anche alla reputazione della persona, pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e di redditi;
o l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore in futuro;
o la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; l’annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Protezione da eventuali ritorsioni
Il Gruppo COSTA GROUP SRL garantisce protezione da qualsiasi atto di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, diretto o indiretto, nei confronti della Persona Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Per atto di ritorsione deve intendersi qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione Interna od Esterna, della denuncia all’Autorità Giudiziaria o contabile o della Divulgazione Pubblica e che provoca o può provocare alla Persona Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
Le medesime misure di protezione si applicano anche:
Protezione dalle Segnalazioni Diffamatorie o Calunniose
Al fine di tutelare la dignità, l’onore e la reputazione di ognuno, il Gruppo COSTA GROUP SRL si impegna ad offrire massima protezione dalle Segnalazioni Diffamatorie o Calunniose.
In proposito, fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dall’art. 20 del D.Lgs. 24/23, quando è accertata con sentenza, anche non definitiva di primo grado, la responsabilità penale della Persona Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele da ritorsioni di cui al precedente Paragrafo non trovano applicazione e alla Persona Segnalante è irrogata una sanzione disciplinare.
Chi può effettuare una segnalazione
Le procedure di whistleblowing incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall’organizzazione o per conto dell’organizzazione.
Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto ampio. La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui segnalino una condotta illecita relativa all’Azienda.
Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti:
o Dipendenti o Collaboratori
o Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi o Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi
o Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti
o Azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza
o Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza
o Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’Azienda non sia ancora iniziato
La procedura protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo.
Cosa può essere segnalato
All’interno di questa procedura possono essere segnalati fatti illeciti di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto della propria attività lavorativa. Possono essere riportati anche sospetti, qualificati, di reati o altre violazioni di disposizioni di legge o potenziali rischi di commissione degli stessi.
Non viene richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo completo la commissione di un illecito ma le segnalazioni devono essere quanto più possibile circostanziate, al fine di consentire un accertamento dei fatti comunicati da parte dei soggetti riceventi. Allo stesso tempo, non si invitano i soggetti segnalanti ad attuare attività di investigazione che possano esporli individualmente.
Le segnalazioni possono riguardare illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le violazioni di normative comunitarie.
Nello specifico, le violazioni oggetto di Segnalazione possono riguardare:
Le Segnalazioni possono riguardare i seguenti soggetti:
· COSTA GROUP SRL e le Società del Gruppo COSTA GROUP SRL;
· Dipendenti e collaboratori di COSTA GROUP SRL e delle Società del Gruppo COSTA GROUP SRL;
· Membri degli organi sociali di COSTA GROUP SRL e delle Società del Gruppo COSTA GROUP SRL;
· Soggetti terzi che intrattengono rapporti e relazioni d’affari con il Gruppo COSTA GROUP SRL (ad esempio fornitori, consulenti, collaboratori, intermediari).
ATTENZIONE:
Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di carattere personale, per esempio inerenti al proprio contratto di lavoro, che sono regolate da altre procedure dell’Azienda.
Chi riceve e gestisce le segnalazioni
Le segnalazioni sono ricevute dal comitato di segnalazione così composto:
Daniele Scaiella (Responsabile Whistleblowing)
Sara Caffarata (Responsabile Whistleblowing
Il il comitato di segnalazione, riceve le segnalazioni e dialoga con la persona segnalante per chiarire e approfondire quanto ricevuto. Il dialogo con la persona segnalante continua anche durante le fasi di accertamento.
PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Il processo di gestione delle Segnalazioni è suddiviso in quattro fasi principali:
1. Ricezione della Segnalazione e attività preistruttoria;
2. Accertamento e verifica dei contenuti della Segnalazione;
3. Rapporto delle risultanze delle verifiche effettuate;
4. Seguito: monitoraggio su eventuali azioni correttive o di miglioramento.
Al fine di favorire un efficace ed efficiente svolgimento delle attività di gestione delle segnalazioni, il Personale e le strutture del Gruppo coinvolte forniscono la necessaria collaborazione in ogni fase del processo.
1 Ricevimento della segnalazione
Il responsabile delle segnalazioni al ricevimento di una segnalazione, dopo una valutazione iniziale, svolge un’attività di accertamento delle informazioni segnalate, anche richiedendo specifiche informazioni ad altri uffici e funzioni interni all’organizzazione.
Il ricevente fornisce riscontri periodici alla persona segnalante e, al termine dell’attività di accertamento, comunica l’esito delle attività di accertamento. Nella comunicazione dell’esito non sono inclusi riferimenti a dati personali relativi all’eventuale soggetto segnalato.
Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono:
o Richiesta non pertinente
o Richiesti documenti accertamento
o Correzione di processi interni o Avvio di un procedimento disciplinare
o Archiviazione per mancanza di evidenze
La segnalazione che venga erroneamente inviata al superiore gerarchico potrebbe non essere trattata come una segnalazione di whistleblowing, in quanto quest’ultimo non ha gli stessi obblighi di riservatezza in carico al soggetto ricevente.
Ricevuta una Segnalazione, il responsabile whistleblowing svolge le seguenti attività:
· rilascia alla Persona Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. Nel computo di tale termine non si considerano i giorni di chiusura aziendale;
· mantiene le interlocuzioni con la Persona Segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, chiarimenti o integrazioni, anche documentali;
· fornisce all’Organismo di Vigilanza informativa della Segnalazione opportunamente anonimizzata;
· svolge una preistruttoria sui contenuti della Segnalazione, inclusa un’analisi preliminare dei fatti segnalati rispetto al quadro normativo di riferimento ed alla presenza di segnalazioni/analisi precedenti aventi lo stesso oggetto;
In entrambi i casi, COSTA GROUP SRL attraverso il comitato segnalazioni fornisce un riscontro, anche interlocutorio, al Segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, a cui seguirà un sintetico riscontro definitivo.
2 Accertamento e verifica
Il Responsabile Whistleblowing insieme al Comitato Segnalazioni svolge le opportune valutazioni al fine di indirizzare le ulteriori più approfondite verifiche attraverso, se necessario, il supporto di altre Unità Operative o soggetti terzi.
Il Comitato Segnalazioni, per le attività di competenza, la quale si occupa anche della manutenzione della Piattaforma Whistleblowing.
3 Rapporto delle risultanze
Al termine delle attività di investigation, il responsabile whistleblowing predispone un report contenente le risultanze emerse, da sottoporre all’esame del Comitato Segnalazioni.
Il Comitato Segnalazioni, ricevuto il report, esamina gli esiti delle verifiche svolte e ne valuta l’adeguatezza rispetto agli obiettivi di controllo, individuando le eventuali azioni correttive e/o di miglioramento. Provvede pertanto a:
Ove ritiene necessari ulteriori approfondimenti, richiedere al responsabile whistleblowing l’espletamento di ulteriori attività di verifica;
Ove, invece, non ritiene necessari ulteriori approfondimenti, deliberare la trasmissione del report ai seguenti destinatari:
Nel caso di report riguardante COSTA GROUP SRL:
Presidente del Consiglio di Amministrazione;
Amministratore Delegato e Direttore Generale;
Presidente del Collegio Sindacale;
Ulteriori destinatari individuati dal Comitato Segnalazioni.
Con riferimento alle segnalazioni per le quali, in esito alle verifiche svolte, le stesse sono risultate infondate, viene predisposta una nota di approfondimento che, in esito all’esame da parte del Comitato Segnalazioni, viene portata a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza e del
Collegio Sindacale della società. Degli esiti relativi a tali approfondimenti è fornita informativa
Il Comitato Segnalazioni può suggerire, ove ritenuto necessario, delle azioni a tutela della Società, anche al fine di rafforzare il Sistema di Controllo Interno, da trasmettere all’Amministratore Delegato e Direttore Generale di COSTA GROUP SRL o per, competenza, all’Amministratore Delegato delle Società del Gruppo.
4 Seguito e monitoraggio
Ricevuta la delibera del Comitato Segnalazione, il responsabile Whisteblowing monitora l’effettiva implementazione delle eventuali azioni correttive e/o di miglioramento da parte del Cda
I canali per le segnalazioni
L’Azienda mette a disposizione delle persone segnalanti canali diversi per le segnalazioni di violazioni ai sensi della presente procedura. In particolare, è possibile effettuare segnalazioni in forma scritta e in forma orale.
Indicarti quali sono i canali previsti per le segnalazioni
1. Segnalazioni in forma scritta;
quanto riguarda le segnalazioni in forma scritta, l’Azienda mette a disposizione una piattaforma informatica crittografata denominata VARWHISTLE, fornita dal gruppo informatico VARGROUP attraverso la propria controllata VarHub Srl. Questo strumento garantisce, da un punto di vista tecnologico, la riservatezza della persona segnalante, dei soggetti menzionati nella segnalazione e del contenuto della stessa
La piattaforma WB è raggiungibile attraverso una pagina del portale aziendale di COSTA GROUP SRL dove il segnalante potrà prendere visione della presente policy e dalla informativa sul trattamento dei dati personali. La piattaforma WB prevede due possibili modalità di inserimento di una segnalazione:
Modalità Anonima : Segnalazione anonima (anonymous reporting)
Modalità Firmata : Segnalazione firmata (signed reporting)
Ai fini di una efficace gestione della Segnalazione, è opportuno che la Persona Segnalante fornisca, in buona fede, ogni elemento utile a consentire lo svolgimento delle verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati anche trasmettendo, ove disponibili, evidenze documentali di supporto.
Il segnalante potrà scrivere all’interno di un opportuno form predisposto le informazioni relative ai fatti segnalati. È anche possibile allegare documenti alla segnalazione, attraverso un file (documento digitale) o più documenti optando per un file zip contenente uno o più file o cartelle compressi.
Allegando un file le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma scritta che in forma orale essendo possibile allegare un file audio.
La Persona Segnalante potrà in alternativa, allegare un file audio ovvero richiedere un incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni.
Nel caso del file audio allegato alla segnalazione in modalità anonima, sarà cura del segnalante prima di procedere al caricamento del file e all’invio della segnalazione, camuffare la propria voce con tecnologie appropriate.
Per le segnalazioni firmate in forma orale, invitiamo la persona segnalante a contattare il responsabile Whistleblowing, richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale.
Al termine della segnalazione la persona segnalante riceve un codice alfanumerico univoco di 10 cifre, con il quale può accedere alla segnalazione e dialogare in maniera bidirezionale con il soggetto ricevente, scambiare messaggi e inviare nuove informazioni. Tutte le informazioni contenute sulla piattaforma sono crittografate e possono essere lette solo da soggetti abilitati alla ricezione della segnalazione.
Il segnalante non può modificare i dati di una segnalazione o di segnalazioni inviate in precedenza. Tuttavia, è consentito integrarle aggiungendo informazioni mediante il loro recupero attraverso l’utilizzo del codice univoco. Per fare ciò, è necessario compilare i messaggi utente appropriati, ai quali è anche possibile allegare file.
Tramite la Piattaforma Whistleblowing, il Gestore delle Segnalazioni può comunicare nella massima riservatezza con il Segnalante, fornendo un avviso di ricevimento della Segnalazione, chiedendo eventuali integrazioni, anche documentali, e fornendo, infine, un riscontro sul seguito che viene dato o che si intende dare alla stessa.
COSTA GROUP SRL si impegna ad analizzare le Segnalazioni ricevute in qualsiasi lingua.
Chiunque riceva una segnalazione al di fuori del canale istituito (Piattaforma Whistleblowing), provvede a trasmetterla (in originale e con gli eventuali allegati) nel più breve tempo possibile, al responsabile Whistleblowing, preferibilmente tramite il Canale di Segnalazione Interna, nel rispetto dei criteri di massima riservatezza, anche in conformità con le normative in materia di protezione dei dati e con modalità idonee a tutelare il Segnalante e l’identità e l’onorabilità delle Persone Coinvolte.
Le tempistiche di gestione delle segnalazioni
Al termine del percorso di segnalazione la piattaforma mostra un codice di ricevuta a conferma che la segnalazione è stata consegnata e presa in carico dal soggetto ricevente.
Entro 7 giorni, il soggetto ricevente conferma alla persona segnalante la presa in carico della segnalazione e invita il soggetto segnalante a monitorare la sua segnalazione sulla piattaforma per rispondere a possibili richieste di chiarimenti o approfondimenti.
Entro 3 mesi dal giorno della segnalazione, il soggetto ricevente comunica alla persona segnalante un riscontro rispetto alle attività di accertamento svolte per verificare le informazioni comunicate nella segnalazione.
Il riscontro fornito entro 3 mesi può coincidere con l’esito delle attività di accertamento. Qualora queste non fossero concluse, il ricevente invita la persona segnalante a tenere monitorata la piattaforma fino a conoscere l’esito definitivo delle stesse.
Sanzioni
Il Decreto Legislativo n.24/2023 prevede sanzioni amministrative, irrogabili da parte dell’Autorità Nazionale Anticorruzione in caso di violazione delle norme sul whistleblowing.
Le sanzioni riguardano in modo specifico eventuali ritorsioni contro i soggetti segnalanti, violazioni dell’obbligo di riservatezza, il boicottaggio a un tentativo di segnalazione, la mancata presa in carico di una segnalazione o un’insufficiente attività istruttoria avviata in seguito alla stessa.
Sono altresì sanzionabili gli abusi del sistema di segnalazione, con possibili sanzioni per colui che calunnia o diffama un altro soggetto a mezzo della procedura.
L’amministrazione può procedere disciplinarmente contro i soggetti responsabili di queste condotte.
Canali esterni per le segnalazioni
Al di fuori della procedura interna per le segnalazioni, la legge permette di effettuare anche segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione.
La persona segnalante può segnalare esternamente all’ente qualora abbia già effettuato una segnalazione a cui non è stato dato seguito, qualora abbia fondati motivi di ritenere che a una segnalazione interna non sia dato seguito o che questa possa determinare un rischio di ritorsione o qualora abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le modalità di segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione sono disponibili alla pagina dedicata sul sito dell’ANAC anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Esistono condizioni ulteriori per cui una persona segnalante possa effettuare una divulgazione pubblica: il mancato riscontro a una segnalazione interna o esterna previamente effettuata, un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico, fondati motivi che una segnalazione interna non verrà trattata o che le prove della stessa possano essere distrutte o occultate.
